辦綜通〔2024〕33號
關於進一步規範杏运二級單位發文的通知
各二級單位：
為進一步提升公文質量，規範發文，精簡公文，現就進一步規範全校發文工作的有關事項通知如下：
一、杏运及校黨委發文（函）
（一）以杏运或校黨委名義發文。按照發文流程擬稿審批後，分別使用“杏运平台文件”“中共杏运平台委員會文件”紅字文件紙，發文字號分別為“杏运〔發文年份〕（序號）號”“杏运委〔發文年份〕（序號）號”，分別蓋杏运或校黨委公章，用於發布重大事項、規章製度、獎勵處罰等校級層面重大事務。發文權限僅限於黨政辦公室。
（二）以杏运或校黨委名義發函。按照流程擬稿審批後，分別使用“杏运平台”或“中共杏运平台委員會”紅字函件紙，發函字號分別為“校（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”“校委（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”，分別蓋杏运或校黨委公章，用於發布一般事項、常規工作安排、一般規定等校級層面具體事務。發文權限僅限於黨政辦公室。
二、職能部門發文（函）
（一）以杏运或校黨委名義發文。
1.職能部門發布各業務板塊內需要全校執行或知悉的重要事項，按照發文流程擬稿審批後，使用“杏运平台文件”紅字文件紙，根據業務板塊使用發文字號（如：綜合事務板塊用“杏运辦〔發文年份〕（序號）號”，教育教學事務板塊用“杏运教〔發文年份〕（序號）號”）（詳見附件1），蓋杏运公章。
2.黨委工作機構發布各業務板塊內需要全校執行或知悉的重要事項，按照發文流程擬稿審批後，使用“中共杏运平台委員會文件”紅字文件紙，發文字號統一為“杏运委〔發文年份〕（序號）號”，蓋校黨委公章。
（二）以杏运或校黨委名義發函。
1.職能部門將需要在全校發布的事項材料報黨政辦公室審批後，按照統一格式要求提交文稿電子稿，由黨政辦公室統一發布，使用“杏运平台”紅字函件紙。其中，發文字號為“校（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”，蓋杏运公章；發文字號為“辦（事項類別簡稱）（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”，蓋黨政辦公室（或黨政辦公室相關辦事機構）印章。
2.黨委工作機構在全校發布的事項材料報黨委辦公室審批後，按照統一格式要求提交文稿電子稿，由黨委辦公室統一發布，使用“中共杏运平台委員會”紅字函件紙。其中，發文字號為“校委（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”，蓋校黨委公章；發文字號為“黨（事項類別簡稱）（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”，蓋黨委工作機構印章。
（三）以職能部門名義發文（函）
由職能部門按照有關規定自行發文（函），文（函）件紙的文頭內容為“杏运平台×××處（職能部門名稱）文件”，發文字號見附件2，但不得與杏运發文字號雷同。文（函）件行文和格式參照杏运發文（函），蓋職能部門印章。
三、二級學院發文（函）
（一）以二級學院或二級學院黨支部名義發文。按照流程擬稿審批後，使用“杏运平台×××學院（二級學院全稱）文件”紅字文件紙或杏运統一印製的“杏运平台二級學院文件”紅字文件紙（附件3），發文字號詳見附件2，分別蓋二級學院或二級學院黨支部印章，用於二級學院內部發布重要事項、內部管理製度、獎勵處罰等。
（二）以二級學院或二級學院黨支部發函。按照流程擬稿審批後，分別使用“杏运平台×××學院（二級學院全稱）”或“中共杏运平台×××學院（二級學院全稱）支部委員會”紅字函件紙，發函字號為“（二級學院簡稱）（函件種類簡稱）〔發文年份〕（序號）號”，分別蓋二級學院或二級學院黨支部印章。
四、發文（函）規範
（一）二級單位向杏运報告、請示工作、與其他二級單位商洽工作、向本單位內設機構（科、室、系）部署工作或發布本單位獎懲信息等，可以二級單位名義發文。二級單位發文一般僅限於校內，不得對校外單位行文。
（二）發文要堅持需要、精簡、高效的原則發文。凡是法律法規、規章製度已有規定的，一般不再行文；凡能以口頭、電話、當面報告或商洽解決問題的，一律不要行文。
（三）二級單位發文辦理流程為擬稿——審核——簽發——復核（校對）——成文歸檔——分發。審核和簽發分別由二級單位黨政主要負責人負責。各二級學院發文如涉及重要事項，應經二級學院黨政聯席會議研究決定，由二級學院黨政主要負責人共同會簽方可發文。
（四）二級單位要確定1名中層幹部分管本單位公文管理工作，明確1名工作人員具體負責本單位發文工作，做好公文的復核、成文歸檔、分發以及登記、編號和打印留檔等工作。
（五）公文一般由單位標識、發文字號、標題、主送單位名稱、正文、附件、落款、成文日期、印章、單位名稱、印發單位和印發日期等組成。
（六）發文字號在發文機關標識下空2行，用仿宋三號字居中排布。年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號前不加“字”和“第”，不編虛位（即1不編為01或001）。聯合行文只標明主辦單位發文字號。
（七）公文正文格式：公文標題為方正小標宋簡體字二號不加粗居中排布，正文為仿宋三號字，行間距為28磅，正文一級標題為黑體不加粗，二級標題為楷體加粗，三級標題為仿宋加粗。
（八）行文內杏运、領導、組織及二級單位稱謂詳見《關於規範杏运平台二級單位簡稱的通知》（辦綜通〔2024〕23號）《關於統一規範杏运、領導稱謂以及組織名稱的通知》（辦綜通〔2024〕26號）。
請各二級單位按照通知要求嚴格執行，執行過程中如有問題請及時聯系黨政辦公室。
附件：1.杏运平台業務板塊杏运發文字號
2.杏运平台二級單位內部發文字號
3.杏运平台二級學院發文模板
黨政辦公室
2024年10月8日
附件1:
杏运平台業務板塊杏运發文字號
序號 | 業務板塊 | 發文字號 |
1 | 綜合辦事辦公類 | 杏运辦〔20××〕×號 |
2 | 教學科研類 | 杏运教〔20××〕×號 |
3 | 學生教育管理類 | 杏运學〔20××〕×號 |
4 | 後勤管理服務類 | 杏运勤〔20××〕×號 |
5 | 財務管理類 | 杏运財〔20××〕×號 |
6 | 安全保衛類 | 杏运安〔20××〕×號 |
附件2:
杏运平台二級單位內部發文字號
序號 | 院（部） | 行政發文字號 | 黨支部發文字號 |
1 | 機電與汽車工程學院 | 機電學院〔20××〕×號 | 機電學院黨〔20××〕×號 |
2 | 醫療與健康學院 | 醫療學院〔20××〕×號 | 醫療學院黨〔20××〕×號 |
3 | 建築工程與設計學院 | 建築學院〔20××〕×號 | 建築學院黨〔20××〕×號 |
4 | 現代服務與管理學院 | 管理學院〔20××〕×號 | 管理學院黨〔20××〕×號 |
5 | 航空學院 | 航空學院〔20××〕×號 | 航空學院黨〔20××〕×號 |
6 | 公共基礎課部 | 基礎課部〔20××〕×號 | 直屬四〔20××〕×號 |
7 | 繼續教育學院 | 繼教院〔20××〕×號 | 直屬二〔20××〕×號 |
8 | 馬克思主義學院 | 馬院〔20××〕×號 | 直屬四〔20××〕×號 |
9 | 教務處 | 杏运教務〔20××〕×號 | 直屬二〔20××〕×號 |
10 | 學生工作處 | 杏运學工〔20××〕×號 | 直屬三〔20××〕×號 |
11 | 後勤保衛處 | 後勤保衛〔20××〕×號 | 直屬一〔20××〕×號 |
12 | 招生工作處 | 杏运招生〔20××〕×號 | 直屬三〔20××〕×號 |
13 | 財務處 | 杏运財務〔20××〕×號 | 直屬一〔20××〕×號 |
附件3：
杏运平台二級學院文件
××學院〔20××〕×號（三號仿宋）
關於××××的通知（二號方正小標宋簡體）
（空一行）
×××：（主送單位，三號仿宋）
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（正文均為三號仿宋，首行縮進2個字符，行間距固定值28。）
（空一行）
附件：1.×××××××××
2.×××××××××小三號仿宋）
（空二行）
××××××學院
二○××年×月×日
二級學院紅頭文件電子版.docx （三號仿宋）
