第一章 總 則
第一條 為加強學生檔案管理工作的規範化、製度化建設,根據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關學生管理工作的政策、規定，結合我院實際情況，特製定本辦法。
第二條 學生檔案管理工作堅持“為學生服務”的基本原則，堅持維護真實性和完整性的工作準則，實行統一管理、嚴守秘密的保管辦法。
第三條 本製度適用於我院全日製統招在籍在校學生。
第二章 歸檔範圍
第四條 各系（院）負責學生檔案的日常管理工作，有關部門根據自己的職責範圍負責材料收集工作。
第五條 學生在校學習期間應該歸檔的材料包括以下內容：
1.新生入學材料：高考報名登記表、成績誌願表、體格檢查表，此項材料由招生工作處負責提供。
2.學習成績材料：《杏运平台學業成績表》，此項材料由教務部門負責提供。
3.畢業材料：《高等杏运畢業生登記表》、《普通高等杏运畢業生就業報到通知書（存根）》，此項材料由大學生就業與創業指導服務中心（以下簡稱就業指導中心）提供。
4.新生入學體檢表：由學工處提供。
5.獎勵證明材料：表現和成績突出獲得院級及其以上的獎勵審批材料（包括但不限於優秀學生、優秀學生幹部、優秀團員、優秀團幹、優秀畢業生等）。
6.違紀處分材料：學生觸犯國家法律法規、違反杏运管理規定被予以紀律處分的處理決定。
7.學籍變動材料：休學、復學、退學、轉學、出國或死亡等原因引起的學籍變動相關的證明材料。
8.其他供組織人事部門參考的應當歸檔的材料。
以上1—4類為必需材料。5—8類為事發材料，由各系（院）按照實際情況自行整理歸檔。
第六條 學生黨建材料由學院黨委統一管理、歸檔、轉遞。
第三章 歸檔要求
第七條 所有歸檔材料必須是有關手續完畢的最終材料。
第八條 歸檔材料必須完整、真實。個人文字材料必須有本人簽字。凡規定由有關部門審查蓋章的材料，相關部門必須加蓋公章。
第九條 各類材料只能用黑色簽字筆書寫，文字要清晰。
第十條 新生入學材料由招生工作處在新生入學一個月內移交各系（院）。如學生檔案數量或材料不齊，招生工作處應負責補齊。
第十一條 如歸檔材料不符合歸檔要求，各系（院）有權退回，由原交送單位按要求重新辦理。
第十二條 學生取得各類獎懲及《休、復、轉學、轉專業證明》的原始材料或復印件，應在形文並下發後一周內交由各系（院）復印歸檔。
第十三條 學生在校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成並已形成材料的情況，隨時登記歸檔，以保證檔案材料的完整。
第十四條 所有畢業生歸檔材料一並在畢業前集中裝檔。就業指導中心需在規定的時間將學生畢業去向登記核對；畢業生學業成績表由各系（院）打印，到教務處蓋章，並由各系（院）裝入檔案。
第十五條 各類材料裝入檔案袋之前，要認真核對，保證檔案材料不錯裝、漏裝；上交畢業生檔案前，必須完善檔案袋上學生基本信息的填寫，並按學號順序排列；歸檔材料交接時，交接雙方經辦人要履行簽字手續，註明承辦單位及時間。
第四章 畢業生檔案的轉遞、交寄
第十六條 學生在校期間發生轉系等情況時，轉出系應在學生轉系手續完成後一周內將學生檔案移交至轉入系。
第十七條 學生畢業離校後兩周內，各系（院）統一將畢業生檔案轉遞至就業指導中心，各系（院）必須有專人負責辦理檔案轉遞交接登記手續。畢業生檔案在轉遞過程中，轉遞交接檔案時，要填寫《檔案交接單》。
第十八條 就業指導中心要逐一審查畢業生檔案的完備性，核查寄往的地址是否準確，寄往單位是否具有接收檔案的資格，以免錯寄或遺失。各系（院）應將畢業生檔案交寄的地址和單位以報到證形式告知畢業生本人，以便於學生查詢檔案去向。
第十九條 統一派遣的畢業生檔案由就業指導中心按照報到證地址交寄；交寄工作必須按照國家相關規定執行，原則上不得由學生本人自帶。必要時，學院可派專人送取。
第二十條 專轉本學生的檔案由教務處統一寄往學生轉入院校；
第二十一條 因休學、退學、取消學籍、死亡的未畢業學生檔案暫由學生所在系（院）統一管理，不需轉遞。
第五章 檔案的查閱、查詢
第二十二條 因工作需要，以下人員可查閱學生檔案：
1.分管院領導；
2.與學生管理有關的職能部門、教學單位負責人或具體經辦人；
3.持有相關證明或介紹信的校外單位組織人事等部門人員。
第二十三條 檔案查閱人必須按規定履行查閱登記手續，並註明查閱事由。
第二十四條 任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、批註、抽取、撤換檔案材料；未經批準不得擅自拍攝、復製檔案內容。
第二十五條 任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守保密製度，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。因工作需要經允許可摘記檔案材料，摘記的內容應在學生檔案室備案，並應妥善保管摘記內容，不得泄露。
第二十六條 如因工作需要必須借出使用時，應說明理由，經檔案管理負責人批準後，可辦理借出手續。辦理借出手續時應註明歸還日期並保證按期歸還。
第二十七條 未經批準，任何單位和個人不得私自扣留、截留應歸檔案材料。
第二十八條 已畢業學生檔案的去向查詢由就業指導中心負責。
第六章 附 則
第二十九條 本辦法由學生工作處負責解釋。
第三十條 本辦法自2016年4月8日起執行。
